No tengo tiempo

“El tiempo es la sustancia de que estoy hecho. El tiempo es un río que me arrebata, pero yo soy el río; es un tigre que me destroza, pero yo soy el tigre; es un fuego que me consume, pero yo soy el fuego”. Jorge Luis Borges (El tiempo de Borges)

“No tengo tiempo”, decimos. Es casi un signo de estatus: quien no se queja de no tener tiempo no parece importante. Y, sin embargo, tiempo es lo único que tenemos. Tus pertenencias vienen y van, cambian de manos, se rompen. El tiempo, en cambio, siempre va contigo mientras vivas. O quizá, como dice el filósofo Julian Serna, no tenemos tiempo: somos tiempo. El tiempo que tenemos, o que somos, es igual para todos:  24 horas al día, 7 días a la semana, durante un número de semanas que nadie pude saber de antemano.

Por lo tanto, la primera sugerencia para una reflexión sobre uso del tiempo es cambiar el lenguaje. Por una vez, en lugar de decir “no tengo tiempo”, digamos “intento, o se espera de mí, hacer en mi tiempo más cosas de las que caben en él”. Y eso ya empieza a darnos una pista de cuál puede ser la solución al problema, ¿verdad?

Dado que el tiempo no se puede comprar, vender ni modificar, en realidad no se puede gestionar. Quizá deberíamos empezar a llamar a los talleres de gestión del tiempo gestión de la productividad. Y, una vez más, formular el problema con las palabras adecuadas nos orienta hacia la solución. Nuestro objetivo deberá ser encontrar metodologías para elegir, de la manera que más nos conviene, qué hacer con nuestro tiempo.

Elegir qué hacer implica necesariamente decidir qué no hacer. Esa es la base de cualquier estrategia. Una gestión estratégica de nuestra productividad requiere tener una decisión clara de qué no vamos a hacer con nuestro tiempo.

No es fácil. En las siguientes líneas, nos asomaremos a algunos modelos que nos pueden ayudar, solo con unas pinceladas críticas para que puedas buscar y estudiar la que te interese. Y al final nos centraremos en la necesidad más crítica para nuestra productividad, que es la de gestionar la atención.

¿Urgente o importante?

La herramienta más conocida (y sin embargo todavía interesante) en gestión de productividad es la llamada matriz de Eissenhower. Basada en un discurso del presidente de EE.UU. de 1.954, esta matriz es un modelo para clasificar tareas entrantes que se basa en una importante distinción: no es lo mismo urgente que importante.

Podemos clasificar las acciones según su urgencia y su importancia en cuatro cuadrantes:

• Las acciones importantes pero no urgentes hay que planificarlas, es decir, asignarles fecha y hora en nuestra agenda.
• Las acciones urgentes e importantes se deben ejecutar inmediatamente.
• Las que no son ni urgentes ni importantes, se deberían ignorar. Si no tenemos el poder de ignorarlas, porque hay normas burocráticas que nos obligan, hagámoslas con la mínima inversión de tiempo posible. Es importante recordar que una tarea tiende a expandirse hasta ocupar todo el tiempo que le asignamos. En estas tareas poco urgentes y poco importantes debemos ponerle límite muy estricto al tiempo asignado.
• Las que son urgentes pero no importantes para nuestro trabajo, probablemente sean importantes para alguien con otra función. Por lo tanto, la mejor opción con estas tareas es ponerlas en manos de la persona adecuada.

En la práctica, este cuarto cuadrante se suele manejar mal. Nos cuesta delegar. Debemos entrenarnos en buenas prácticas de delegación. Delegar tiene su método, que revisaremos en otro lugar, y que se basa en el acuerdo, la buena comunicación y el reconocimiento.
Esta matriz es útil para hacer un cribado de las tareas entrantes, lo cual es necesario en tu sistema de productividad, pero no es suficiente. En un tiempo bien organizado no todo es reaccionar a las tareas que entran.

¿Productividad sin estrés?

El método Getting Things Done, de David Allen, es un fenómeno de culto en el campo de la productividad personal. Tiene fans incondicionales, probablemente porque se basa en un profundo sentido común y en un buen conocimiento de como funciona nuestro cerebro. Su objetivo es libarnos del estrés que nos genera retener tareas incompletas en la memoria

Una vez implementado el sistema GTD, todas las ideas o posibles acciones que entran en tu mente pasarán por una bandeja de entrada (física o virtual) donde las clarificarás y organizarás:

• Si no requiere acción ni tiene interes para el futuro, irá a la basura.
• Si no requiere acción pero queremos conservarla para futura referencia, se archiva.
• Si requiere acción, Allen sustituye la matriz de Eissenhower por la regla de los dos minutos:
• Si la acción se puede completar en dos minutos, se hace.
• Si la acción no se puede completar en dos minutos, hay dos posibles destinos:
  • ¿Tiene fecha fija? Se apunta en el calendario
  • ¿No tiene fecha fija? Se apunta en una lista de próximas tareas que revisaremos diariamente.

Allen nos da recomendaciones extremadamente detalladas para cada uno de estos pasos así como para gestionar proyectos. Implementar a fondo el método requiere dos o tres días dedicados a reinventar tu organización. Si no es el momento de hacer esta inmersión total, tal vez quieras aplicarlo de forma simplificada a la gestión del correo.

El correo electrónico, mal gestionado, es enemigo de la productividad. Muchas personas pasan su jornada de trabajo contestando correos y, solo al final del día, cuando estos dejan de entrar, empiezan a tener la sensación de estar trabajando. El método Inbox Zero de Ian Charnas  es una sencilla adaptación de la filosofía del GTD al correo electrónico. En este artículo Albert Mascarell lo resume de forma muy práctica.

El método GTD está concebido para que completemos todas las acciones que nos hemos prometido a nosotros mismos. Por eso Allen no se interesa demasiado por discutir las prioridades. Pero la mayoría de los mortales sabemos que no vamos a hacer todo lo que en algún momento nos hemos propuesto. La pregunta, por lo tanto, es ¿qué sacrificamos? Y ahí entra el concepto de prioridades.

¿Cuándo haces lo realmente prioritario?

Prioritario en este contexto no es lo que se hace ANTES, sino lo que se planifica para que se haga SEGURO. Es decir, lo más importante. Pero ¿con qué criterios vamos a definir lo que es importante? ¿Importante para quién?

La tarea más importante no es la que viene del cliente o compañero más impaciente. Las tareas más importantes para ti deberían ser las que tú consideres que te van a ayudar más a lograr los objetivos que te has fijado, de acuerdo con los valores con los que estás comprometido. En definitiva, yo no te puedo decir cuáles son tus prioridades. Tampoco te lo pueden decir tus clientes ni tus compañeros… ni siquiera tu jefe.

Esto no quiere decir que podamos vivir con total libertad sin adaptarnos a las expectativas de quienes nos rodean. Transitar por la vida es adaptarse, negociar, aceptar equilibrios de poder. A menos que seas billonario e independiente, es muy probable que satisfacer las expectativas de tus clientes y tu jefe sea muy importante para ti e influya mucho en tus prioridades. Pero éstas siguen siendo tuyas.

Aceptado que tú fijas tus prioridades, la siguiente sugerencia es tener un método estructurado para hacerlo. El método que practico y entreno es el de BCP, que se basa en identificar las actividades que hacemos para alcanzar nuestros objetivos, y priorizarlas a tres niveles, en función de: cómo de importante es el objetivo al que esta actividad contribuye, cuánto contribuye, y a quién impacta.

Una vez identificadas las tareas de máxima prioridad, hay que asignarles tiempo en nuestra agenda. Es decir, planificar.

Si esto no se hace, las actividades de poca importancia pueden expandirse hasta ocupar casi todo el tiempo, y sólo hacemos lo importante cuando el ruido de lo secundario nos deja. Eso pude ocurrir fuera del horario de trabajo, o puede no ocurrir.

Por eso es obligatorio planificar las tareas más importantes. Para planificar se necesita una jerarquía de prioridades, cierta experiencia para estimar los tiempos necesarios con realismo, y una agenda.

Hacer juntos en equipo el ejercicio de priorizar las tareas y planificarlas, en un taller facilitado por alguien externo a la organización, es un ejercicio transformador porque nos hace revisar muchas creencias, alinear prioridades, descubrir ineficiencias y negociar acuerdos. Por eso el (mal llamado) taller de gestión del tiempo es una de mis actividades favoritas para hacer con equipos, y una de las más intensas.

Resumiendo y ahora ordenando los pasos, la secuencia sería:

1. Asignar prioridades
2. Planificar lo prioritario, asignándole suficiente tiempo y reservando algo de tiempo para la entrada de nuevas tareas
3. Gestionar la entrada de nuevas tareas (opcionalmente con la matriz de Eissenhower)
4. Gestionar el flujo de tareas (opcionalmente con GTD)

Pero aunque tengas un sistema de prioridades y de planificación perfecto y un flujo de tareas muy bien diseñado, todo eso se puede venir abajo cuando llegan las distracciones.

Gestionar la atención

La autodisciplina necesaria para respetar las promesas que nos hacemos a nosotros sobre uso del tiempo requiere que retomemos el control la atención.

Mantenerse concentrado nunca fue fácil, pero en la actualidad es casi heroico. Hemos creado un ambiente en el que todos esperan respuestas inmediatas de nosotros a todo, el exceso de estímulos es infinito y, para complicarlo más, hay negocios cuyo beneficio se basa en distraernos, porque nuestra atención es su producto. ¿Qué podemos hacer para mantener a raya a los ladrones de atención?

Necesitamos gestionar las distracciones externas, acordando ciertas reglas con los que nos rodean y exigiendo su respeto, y también las autodistracciones, con algunas prácticas de higiene mental.

Tres recomendaciones básicas (aunque no fáciles) son:

1. Deshabilitar ahora mismo todas las notificaciones de email, whatsapp, y redes sociales. Leerás las cosas cuando sea el momento que has asignado para leerlas, no cuando entren. Esto requiere cierto coraje porque la sociedad espera que estés siempre disponible y listo para responder. Vale la pena rebelarse.
2. Acordar con el equipo normas básicas sobre las interrupciones. El open space de las oficinas y la mensajería instantánea o chat son terribles enemigos de la productividad y generadores de estrés. A veces, también los espacios colaborativos de las intranets de las empresas. Hay que hablar de ello y acordar límites para su uso.
3. Haz descansos cada dos horas como máximo, en los cuales te levantarás físicamente de tu puesto de trabajo, beberás agua y te moverás. No se descansa mirando vídeos ni leyendo twits, y lo sabes.

La gestión de la atención es probablemente lo más difícil de todo, pero también lo más importante. Nuestra atención es un tesoro. ¿Por qué lo regalamos?

Resultará poco a poco más fácil si entrenamos nuestra atención con la práctica regular de yoga, meditación, mindfulness o un deporte o actividad de concentración que nos atraiga.

Me queda una pregunta final. ¿Has leído este articulo en tu hora de leer? ¿O, por el contrario, no existe esa hora y lo has leído en diagonal cuando te ha llegado por linkedin, con impaciencia y con cierto complejo de culpa por estar leyendo y no trabajando o disfrutando de tu familia? Para reflexionar.